¿Qué debe hacer un funcionario cuando recibe una petición que no puede responder dentro del plazo establecido? ¿Qué ocurre si una decisión puede estar relacionada con un interés personal? ¿Cómo deben utilizarse los bienes y recursos de una entidad pública? Estas fueron algunas de las situaciones analizadas durante el curso Responsabilidades de los servidores públicos, realizado el 1 de octubre en el Aula Múltiple del Bloque U, ubicada en la Biblioteca Carlos Enrique Ruiz del Campus La Nubia.

actividad fue desarrollada por la Universidad Nacional de Colombia (UNAL) Sede Manizales, en articulación con la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), y se relacionó con las acciones del Sistema de Integridad y Probidad (SIP) de la Universidad, particularmente en 3 de los 7 componentes del proyecto: formación, participación ciudadana y servicio al ciudadano.

La jornada estuvo orientada por Jorge Iván López Iglesias, docente de la ESAP, especialista en Derecho Administrativo y magíster en Derecho Público, quien explicó el marco que regula las actuaciones de los servidores públicos y lo relacionó con situaciones que pueden presentarse en el trabajo cotidiano.

¿Qué implica ser servidor público?

El curso comenzó por diferenciar conceptos como función pública, servicio y empleo públicos, así como las distintas formas de vinculación con el Estado. La Constitución Política establece que son servidores públicos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y los trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. También señala que están al servicio del Estado y de la comunidad y que ejercen sus funciones conforme a la Constitución, la ley y el reglamento.

En una universidad pública como la UNAL, esta condición implica que quienes tienen la calidad de servidores públicos deben cumplir los deberes establecidos en la Constitución, la ley, los reglamentos y las normas que regulan sus funciones. La formación también permitió distinguir esta situación de la de los particulares que prestan servicios a una entidad estatal. No todas las personas que trabajan o colaboran con una institución pública tienen la calidad de servidores públicos.

Responder también es una responsabilidad

Uno de los temas con mayor aplicación práctica fue el derecho de petición. Los participantes revisaron los términos que tienen las autoridades para responder diferentes tipos de solicitudes y qué deben hacer cuando excepcionalmente no pueden cumplirlos.

Como regla general, una petición debe resolverse en 15 días. Cuando se trata de solicitudes de documentos o información, el término es de 10 días, mientras que las consultas deben resolverse en 30 días. Si excepcionalmente no es posible responder dentro del plazo correspondiente, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado antes de que venza el término, explicar las razones de la demora y señalar el plazo razonable en que dará respuesta.

Este procedimiento fue llevado durante el curso a situaciones que pueden presentarse en las oficinas universitarias. “Hay que informar previamente que se amplía el plazo para que no se incumplan los términos.” El derecho de petición es, además, un mecanismo mediante el cual las personas pueden solicitar información, documentos, servicios, resolver situaciones de carácter particular o general y presentar, entre otras actuaciones, quejas y reclamos. Las autoridades deben garantizar una respuesta dentro de los términos establecidos por la ley.

Recursos públicos para fines públicos

Otro de los asuntos abordados fueron los deberes de los servidores públicos. El Código General Disciplinario establece, entre otros, la obligación de cumplir las funciones con diligencia, eficiencia e imparcialidad; utilizar los bienes, recursos e información reservada para los fines a los que están destinados; tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con las que se tenga relación por razón del servicio, y dedicar la totalidad del tiempo reglamentario al desempeño de las funciones, salvo las excepciones legales.

Esto significa que elementos como vehículos, equipos, documentos y demás recursos asignados para el ejercicio de un cargo deben utilizarse de acuerdo con la finalidad para la que fueron destinados. La capacitación también hizo énfasis en la necesidad de conocer las funciones asignadas a cada cargo. El cumplimiento de estas obligaciones hace parte del marco de responsabilidad de quienes ejercen funciones públicas.

¿Qué hacer frente a un conflicto de intereses?

La jornada incluyó un espacio sobre conflictos de intereses, impedimentos y recusaciones.

El Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo establece que, cuando el interés general propio de la función pública entre en conflicto con el interés particular y directo del servidor público, este debe declararse impedido. La misma norma contempla diferentes situaciones que pueden dar lugar a impedimentos o recusaciones, entre ellas determinados vínculos familiares, intereses particulares o haber conocido previamente un asunto.

Por eso, ante una situación de este tipo, la actuación no consiste en continuar normalmente con el trámite, sino en aplicar el procedimiento establecido para determinar si existe una causal de impedimento. La identificación y documentación de estas situaciones permite dejar constancia de las circunstancias que pueden afectar la imparcialidad de una actuación y facilita que se aplique el procedimiento correspondiente. El curso dedicó otro componente a la atención de las personas que interactúan con las entidades públicas.

La Ley 1952 de 2019 establece como deber de los servidores públicos tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con las que tengan relación por razón del servicio. En la capacitación se trabajaron, además, aspectos relacionados con la comunicación, el uso de los canales institucionales y la necesidad de ofrecer información comprensible a quienes realizan trámites o presentan solicitudes.

En una universidad como la UNAL, estas interacciones comprenden a estudiantes, docentes, proveedores, autoridades y ciudadanía en general. Por eso, conocer los procedimientos y las responsabilidades asociadas al cargo también contribuye a prevenir errores y a mejorar la relación entre la institución y las personas que requieren sus servicios.

Una formación para llevar la norma a la práctica

Para la ESAP, estos espacios hacen parte de su labor de formación en asuntos relacionados con la administración pública. La entidad desarrolla programas de capacitación dirigidos a servidores y otros actores vinculados con la gestión pública. En la UNAL Sede Manizales, la actividad se articuló con las acciones institucionales relacionadas con integridad, participación, comunicación y servicio al ciudadano.

Más que revisar las normas de manera aislada, el curso propuso analizarlas a partir de situaciones que pueden presentarse en el trabajo diario: responder una petición, utilizar correctamente un recurso institucional, identificar un posible conflicto de intereses o atender a una persona de manera respetuosa e imparcial. Así, la formación buscó que los funcionarios no solo conozcan las obligaciones asociadas a sus cargos, sino que puedan reconocer cómo aplicarlas en las decisiones y actuaciones que hacen parte de su trabajo.